Betingelser for konferencer, møder og kurser

Kaffe, te, isvand og evt. pauseforplejning serveres fra fællesområderne.

Vi bringer gerne forplejning til lokalerne mod et tillæg.

Deltagerliste og program skal være fremsendt senest 7 dage før arrangementets start.

Nøgler til værelserne bliver udleveret til mødeleder fra kl. 14:00 på ankomstdagen. Check ud af værelserne er senest kl. 09:00 på afrejsedagen.

Aftalebetingelser konferencer

Aftalen er først gyldig, når Konventum har modtaget skriftlig accept af aftalen enten via mail eller på aftaledokumentet.

Afbestillingsbetingelser for konferencer

Ved afbestilling, som altid skal foretages skriftligt, forstås annullering, reduktion, afkortning, flytning af dato og lignende væsentlige ændringer i forhold til den endelige bekræftelse.

Afbestilling – Møder og konferencer op til 20 deltagere

Gratis afbestilling af hele arrangementet frem til 4 uger før ankomst. Ved afbestilling mindre end 4 uger før ankomst faktureres 75% af det samlede beløb.

Reducering: Frem til 48 timer før ankomstdagen kan deltagerantallet omkostningsfrit reduceres med op til 10%.

Afbestilling – Møder og konferencer op til 50 deltagere

Gratis afbestilling af hele arrangementet frem til 6 uger før ankomst. Ved afbestilling mindre end 6 uger før ankomst faktureres 75% af det samlede beløb.

Reducering: Frem til 48 timer før ankomstdagen kan deltagerantallet omkostningsfrit reduceres med op til 10%.

Afbestilling – Møder og konferencer fra 51 deltagere

Gratis afbestilling af hele arrangementet frem til 8 uger før ankomst. Ved afbestilling mindre end 8 uger før ankomst faktureres 75% af det samlede beløb.

Reducering: Frem til 48 timer før ankomstdagen kan deltagerantallet omkostningsfrit reduceres med op til 10%.

Betingelser for selskaber

Et frokostselskab har en varighed på 5 timer og et aftenarrangement på 8 timer fra velkomstdrink eller første ret er serveret, til natmaden er ryddet væk. For et selskab er prisen for overtid efter kl. 02.00 kr. 2.280,00 pr. time pr. tjener. Sluttid er senest kl. 03.00.

Det er som udgangspunkt ikke muligt at medbringe egne mad- og drikkevarer, medmindre der betales gebyr for dette.

Bordplan aftales, når det endelige deltagerantal kendes. Der dækkes med hvide duge, hvide servietter og stearinlys på Højstrup og led-lys på Konventum, medmindre andet aftales. Blomster kan bestilles hos Konventum og koster fra kr. 45,- per person.

Når datoen nærmer sig, og I gerne vil aftale menu og øvrige detaljer, beder vi jer kontakte os for nærmere planlægning af et detaljemøde på tlf. 49280900 eller mail selskab@konventum.dk.  Detaljemøder bookes til tirsdage eller torsdage mellem kl. 10 og 16.00.

Alle detaljer for arrangementet skal være os i hænde senest 15 dage før arrangementsdato.

Check ind på bestilte værelser er muligt fra 15:00 på ankomstdagen.

Check ud skal ske senest kl. 10:00 på afrejsedagen.

Reservationsgebyr for selskaber

Reservationsgebyr på kr. 5000,00 betales senest 7 dage efter modtaget bekræftelse, når man ønsker at reservere lokalet, og vil først blive modregnet, når den endelige regning er opgjort efter selskabets afslutning. Ved evt. annullering af arrangementet tilbagebetales reservationsgebyret ikke.

Det resterende beløb skal indbetales 4 uger før arrangementet afvikles.
Efterfølgende kan der blive opkrævet betaling for ekstra bestillinger på dagen samt eventuel overtidsbetaling.

Aftalebetingelser selskaber

Aftalen er først gyldig, når Konventum har modtaget det ene eksemplar af denne aftale i underskrevet stand samt modtaget reservationsgebyret.

De angivne priser er beregnet på baggrund af Konventum prisliste under forudsætning af, at arrangementet gennemføres i sin helhed med samlet betaling.
Såfremt arrangementet strækker sig ud over det aftalte tidspunkt, kan der kræves ekstra betaling.

Afbestillingsbetingelser selskaber

Afbestilling skal, for at være vederlagsfrit, være os i hænde senest kl. 16.00 på dagen for sidste rettidige afbestilling. Ved afbestilling forstås enhver annullering, reduktion, afkortning eller lignende ændringer i det oprindelige aftalte arrangement. Ved for sen annullering har Konventum krav på erstatning beregnet som 100% af prisen inkl. moms på afbestilte ydelser.

Gæsten erstatter ligeledes ydelser leveret af tredjemand, som Konventum ikke frit kan afbestille.

Følgende kan afbestilles vederlagsfrit i forbindelse med selskabsaftaler:

• 100 % af aftalens omfang indtil 90 dage før 1. arrangementsdag.
• 50 % indtil 60 dage før 1. arrangementsdag. Herefter kan der ikke vederlagsfrit afbestilles yderligere.
• 20% indtil 30 dage før 1. arrangementsdag. Herefter kan der ikke vederlagsfrit afbestilles yderligere.
• 5 % indtil 2 dage før 1. arrangementsdag. Herefter kan der ikke vederlagsfrit afbestilles yderligere.

Afbestillingsgebyret beregnes ud fra en kuvertpris på kr. 995,-, medmindre andet er aftalt

Betingelser ved afbestilling af ni eller færre hotelværelser

Afbestilling skal, for at være vederlagsfrit, være os i hænde senest kl. 14.00, to dage før ankomst.

Betalingsbetingelser

fakturadato + 8 dage netto. Ved for sen betaling af ethvert skyldigt beløb, i henhold til denne aftale, beregnes rente pr. påbegyndt måned efter rentelovens regler herom.

Faktureringsbetingelser

Vi fakturerer udelukkende inden for Danmarks grænser. Bestilleren bekræfter ved aftalens indgåelse, at faktureringsoplysninger er korrekte og fuldstændige. Hvis faktureringsoplysningerne skal ændres efter afsendelse af faktura, opkræves et administrationstillæg på kr. 150 (alle fakturaer fremsendes enten via EAN-nummer eller e-mail). Ønskes faktura sendt per post, opkræves et gebyr på kr. 50.

Rabatordninger

Forbrugsforeningskortet og Pluskortet

Begge kort er godkendt som betalingsmiddel på samme vilkår og giver adgang til 10 % rabat på følgende:

• Hotelovernatning
• Særarrangementer, fx Vildtaften, Familiejulefrokost, Påskefrokost
• Alle drikkevarekøb i baren samt øvrige tilkøb i vores reception

Rabatten gives ikke i forbindelse med køb af møder, konferencer eller selskaber.

Rabatten trækkes automatisk, hvis kortet er betalingskort. Har man kun et PLUS-medlemskort, vises dette ved købet, hvorefter rabatten trækkes direkte ved købet.

Ansvar og erstatning

Bestilleren bekræfter med sin underskrift på aftaledokumentet eller pr. mailtilsagn, at aftalen såvel som bilag er accepteret.
Konventum skal adviseres, hvis man planlægger at benytte underleverandører (som fx leverandør af AV-udstyr, blomsterarrangementer, underholdning etc.) til et arrangement, ligesom Konventum forbeholder sig retten til at afvise sådanne underleverandører.
Bestilleren er ansvarlig for egen og sine gæsters adfærd og skal sikre, at adfærden ikke er til gene for andre gæster på Konventum. Bestilleren skal således tilsikre, at eventuelle anvisninger fra Konventums side til enhver tid følges. Bestilleren er ansvarlig for eventuelle skader på inventar eller omgivelser på Konventum, hvis disse forårsages af Bestilleren eller dennes gæster, underleverandører etc. Konventum fastsætter eventuelt erstatningsbeløb, og Bestilleren er ansvarlig for, at dette beløb afregnes som en del af det øvrige arrangement.

Force Majeure

Ved uforudsete hændelser uden for Konventums indflydelse eller kontrol, såsom brand, oversvømmelse, naturkatastrofer, strejke, lockout, blokade, leverancesvigt, krig, terror, civile uroligheder etc., hæfter ingen af parterne for eventuelle mangler eller forsinkelser i opfyldelsen af forpligtelser i en indgået aftale.

Forbehold for prisjusteringer

Konventum tager forbehold for prisjusteringer ved hvert årsskifte samt i tilfælde af nye/ændrede skatter/afgifter/råvarepriser o.l.

Såfremt deltagerantallet ændrer sig væsentligt, tages der forbehold for ændringer af lokale.

Værneting

Dansk ret finder anvendelse ved eventuelle uoverensstemmelser i henhold til disse betingelser og skal afgøres ved de danske domstole.

Moms

Alle priser er inklusive moms.